Recordando (algunas) tareas directivas (I)

El entrenador Jake Gaither. Tallahassee, Florida. 1953

(A propósito de algunos mensajes cruzados con @goroji @manbayona y @fguzon en Twitter, un post de @manyez en Salud con cosas, una recomendación de @Juanatalavera y un libro excelente editado por @joancmarch en la EASP: Equipos con emoción).

“El mejor líder es aquel cuya existencia pasa inadvertida a la gente. No es tan bueno cuando la gente lo obedece y aclama. Peor todavía cuando le temen. Si no honras a tu gente, la gente tampoco te honrará a ti. El buen líder habla poco, y cuando se realiza el trabajo, la gente dirá: lo hicimos nosotros mismos.”

Lao-Tsé

En la teoría de las organizaciones se considera la Administración como “la ciencia social, técnica y arte que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines que persiga aquella”.

En paralelo y de forma contemporánea a los trabajos y estudios de F. W. Taylor  (considerado como el padre y promotor de la llamada “administración científica”) en los Estados Unidos, el ingeniero de minas francés Henry Fayol, reconocido también como el fundador de la “escuela clásica de la administración”, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial. En 1916 estableció una serie de principios de la administración en su libro “Administración Industrial y General”. Sus teorías se complementaban perfectamente con las de Taylor, ya que se centra en la dirección, más que en el proceso de producción, como hacía éste.

Como es sabido, la administración puede verse también como un proceso. Según Fayol, “administrar es prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar”. Es decir, se trata de un proceso compuesto por esas funciones básicas de planificación, organización, dirección, coordinación y control. De forma muy resumida:

Planificación: Establecer unos objetivos determinados y un curso de acción adecuado para lograrlos; es decir, escrutar el futuro y articular un programa de acción.

Organización: Implicar y comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, dotándolas de los recursos materiales necesarios con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.

Dirección: Función que consiste en determinar e influir en las actividades de los miembros de un grupo, de un equipo o de una organización en su conjunto, con respecto a una tarea.

Coordinación: Relacionar, armonizar, unir o integrar las actividades de partes independientes de una organización con el objetivo de alcanzar las metas previstas.

Control: Procedimiento para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas; que todo se desarrolle de acuerdo con las reglas y normas establecidas y con las instrucciones u órdenes impartidas.

Todo este proceso administrativo tiene lugar al mismo tiempo, es decir, el administrador/director/gerente debe realizar estas funciones de forma simultánea. Las funciones o (sub)procesos señalados no son independientes, sino que están totalmente interrelacionados: Cuando una organización elabora un plan, debe diseñar y formalizar su estructura para hacer posible su ejecución. Una vez ejecutado, (o tal vez de manera simultánea) se controla que la realidad de la organización no se desvía de la planificación prevista, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicha desviación. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.

A pesar de este aparente rigor, Fayol afirmó también que su teoría de la administración, para ser efectiva, debía basarse en un conjunto de principios, si bien hace énfasis en que no hay nada rígido ni absoluto en materia administrativa: “No hay que aplicar casi nunca dos veces el mismo principio en condiciones idénticas; es preciso tener en cuenta circunstancias diversas y cambiantes. Hombres igualmente diversos y cambiantes y muchos otros elementos variables… Se trata de saber utilizarlos. Es un arte difícil que exige inteligencia, experiencia, decisiones y mesura”.

Los catorce principios de Henry Fayol, que casi cien años más tarde pueden considerarse en gran medida vigentes, (con alguna ligera variante o adaptación), son:

1.      División del trabajo: Se refiere a que, para alcanzar determinados objetivos se requieren tal diversidad y complejidad de acciones, que es necesario que las personas se adapten y especialicen en las tareas a desarrollar en su trabajo.

2.      Autoridad y responsabilidad: Es la capacidad de dar órdenes y el poder de hacerse obedecer. La autoridad es la base de la estructura jerárquica de cualquier organización. Genera y lleva implícita la responsabilidad de la decisión.

3.      Disciplina: Depende de factores como la motivación, las ganas de trabajar, la obediencia, la dedicación, y un correcto comportamiento. Si no existe disciplina, no es posible establecer coordinación y por tanto coordinar los recursos.

4.      Unidad de Mando: En cualquier trabajo un empleado o subordinado sólo deberá recibir órdenes de un superior, estableciendo claramente su dependencia jerárquica.

5.      Unidad de Dirección: Un solo jefe y un solo plan para todo grupo de actividades que tiendan al mismo objetivo. Esta es la condición esencial para lograr la unidad de acción, coordinación de esfuerzos y enfoque. La unidad de mando no puede darse sin la unidad de dirección, pero no se deriva de esta.

6.      Subordinación de intereses particulares: Por encima de los intereses de los empleados están los intereses generales de la organización.

7.      Remuneración del personal: Se debe fijar una retribución que garantice y suponga la justa satisfacción para la empresa y los empleados.

8.      Centralización: Es la concentración de la autoridad en los altos niveles de la jerarquía, desde donde deben partir las órdenes.

9.      Jerarquía: La cadena de jefes va desde la máxima autoridad a los niveles más inferiores, de manera que las comunicaciones fluyan para todos los niveles de la organización.

10.  Orden: Todo debe estar debidamente puesto en su lugar y en su sitio; este orden es tanto material como humano.

11.  Equidad: Amabilidad y justicia, (igualdad de trato), para lograr la lealtad del personal.

12.  Estabilidad y duración del personal: Hay que favorecer la estabilidad del personal, evitando la rotación excesiva. En cualquier organización el aprendizaje y la adaptación a un puesto requiere tiempo y una costosa inversión).

13.  Iniciativa: Tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan a seguir y poder asegurar su éxito. Constituye un poderoso estímulo e incentivo para la actividad de los empleados.

14.  Espíritu de equipo: Hacer que todos trabajen dentro de la organización de manera cómoda y como si fueran un equipo único, con armonía y cooperación entre sus miembros, contribuyendo a lograr la fortaleza de la misma.

Responsabilidad, motivación, aprendizaje, adaptación, comunicación, equidad, iniciativa, espíritu de equipo: todos estos conceptos que parecen tan actuales en el campo de la dirección y el liderazgo se encuentran ya en los 14 principios de Fayol.

Continuará…